أهم طرق إدارة المخازن وتطبيقها على برنامج مخازن وارد ومنصرف

[nouran osama]

​

لا يختلف أحد على مدى أهمية المخزن باعتباره أحد أهم ركائز العملية الإنتاجية داخل الشركة، بالاضافة الى كونة أحد أهم عناصر المركز المالى (كأصل متداول) ولكن تجدر الاشارة الى ان طرق ادارة المخازن دائما في تطور وتحديث مستمر لما لهذا العنصر (المخزن) من اهمية بالغة بالنسبة للشركات لذلك فان جميع الشركات دائما ما تسخر كافة التقنيات التكنولوجيا الحديثة من اجل الرقى بطرق ادارة المخازن وذلك لادارة المخازن باقصى دقة ممكنة في اسرع وقت وبأقل مجهود وتعتبر هذه هى المعادلة الصعبة التى تسعى كافة الشركات الى تحقيقها ، بطرق ادارة المخازن متنوعة فمنها الطرق اليدوية التقليدية، والطرق الحديثة لادارة المخزون التي تعتمد بالأساس على التقنيات الحديثة وسوف نستعرض لكم أبرز هذه الطرق وكيفية تطبيقها على برنامج مخازن وارد ومنصرف.

طريقة ورقة العمل لإدارة المخزون -Spreadsheet1​

وتعتمد هذه الطريقة على النظام اليدوي بالاستعانة بورقة عمل يتم فيها تسجيل كافة الحركات الواردة والمنصرفة من المخازن ومراجعة رصيد المخزن وكذلك عمليات الجرد الورقى، بالإضافة الى تخطيط ادارة المخزن من خلال ورقة العمل بتحديد كميات الأصناف المرغوب شراؤها للفترة القادمة اللازمة لاستمرارية الانتاج "حد اعادة الطلب" وكذلك مراجعة الأصناف الراكدة الى غير ذلك من أساليب الادارة المخزنية ويعاب على هذه الطريقة (ورقة العمل) البطئ الشديد وعدم الدقة فى ادارة المخزون بالاضافة الى احتمالية الأخطاء البشرية، ومع كبر حجم الإنتاج وزيادة المنتجات والأصناف المخزنية ومع وجود العديد من الفروع أصبح من المستحيل الاستعانة بهذه الطريقة لادارة المخزون.

طريقة الباركود -Barcode2​

وتعتبر هذه الطريقة من الطرق الالية في ادارة المخازن والتي تعتمد بالأساس على الربط بين برنامج مخازن وارد ومنصرف وبين جهاز الماسح الضوئي (قارئ الباركود) وتعتمد هذه الطريقة على وجود أرقام تسلسلية ملصقة على المنتج وتحتوي هذه الأرقام على سجل تعريفى لكافة خصائص المنتج ويقوم الماسح الضوئى بقراءة الباركود الموجود على المنتج وبشكل الى يغذى برنامج مخازن وارد ومنصرف بكافة البيانات الخاصة بالمنتج بما يسمح بالقيام بكافة العمليات الخاصة بادارة المخازن بشكل الى ودون الحاجة للتدخل البشري كعمليات (اضافة الاصناف – صرف الأصناف – ارتجاع الأصناف – التسويات الجردية) وكذلك عمليات الجرد وتقييم المخزون واشعارات اعادة الطلب ... ألخ من التقارير والبيانات اللازمة لادارة المخزون وتعتبر هذه الطريقة من انسب الطرق لادارة المخازن خاصة في ظل التقدم التكنولوجي وزيادة حجم المنتجات والفروع لما تتميز به هذه الطريقة من تحقيق اقصى معدلات الدقة في التقارير المخزنية وكذلك سرعة الحصول على تقارير في أي لحظة ولاى مدة و تقليل معدلات الخطأ بعدم تدخل العنصر البشرى في ادارة المخازن .

طريقة تحديد الهوية باستخدام موجات الراديو - RFID TAGS 3​

وتعتمد طريقة عمل هذه الطريقة على وجود شريحة تحتوي على كافة بيانات ملصقة على المنتج تحتوى على كافة بياناته ، بالاضافة الى وجود جهاز ماسح ضوئي قارئ لهذه الشرائح الموجودة على المنتجات، وهو يشبه الى حد كبير طريقة عمل الباركود إلا أنه يتميز عنه بأنه أكثر مناسبة لحجم انتاج اكبر ومنتجات اكثر وايضا للشركات الدولية التى لها فروع في أكثر من دولة حيث يتميز هذا النظام بالمزيد من الدقة والفعالية والسرعة في إرسال واستقبال البيانات المخزنية عند ربطه ببرنامج مخازن وارد ومنصرف.

تعرف على اهم المعايير المحاسبية التى يقوم عليها برنامج حسابات شركتك​

وبعد ذكر أهم طرق ادارة المخازن ، فإنه لا يمكن تطبيق اى من هذه الطرق الحديثة إلا بالاستعانة ببرامج مخازن وارد ومنصرف يحقق الغاية من ادارة المخازن بتوفير التقارير والمعلومات المخزنية لكافة إدارات الشركة باقصى درجة من الدقة وباسرع وقت وبأقل مجهود ، حيث ان حركة الأصناف المخزنية الواردة والمنصرفة تؤثر فى كلاً من المبيعات والمشتريات وحتى نتعرف على الدور الذى تؤثر فيه حركة الأصناف المخزنية على المبيعات والمشتريات سوف نستعرض لكم أفضل برنامج مخازن وارد ومنصرف للمبيعات والمشتريات فى مصر والشرق الأوسط.


افضل برنامج مخازن وارد ومنصرف للمبيعات والمشتريات

يتميز برنامج مخازن ومبيعات ومشتريات بالعديد من المزايا والتى منها

1- التقسيم الرائع لشاشات برنامج مخازن وارد ومنصرف للمبيعات والمشتريات​

وجود شاشة لكل عملية منفصلة فهناك شاشة لحركة البيع وشاشة للربط بين المبيعات والمخازن "حركة المخازن" وشاشة لصرف الفواتير وشاشة للتسويات وشاشات للتقارير وكذلك الحال بالنسبة للمشتريات فهناك شاشة لحركة الشراء ومرتجع للموارد بما يجعل سهولة ودقة الإدخال من الأمور المميزة فى برنامج محاسبة ادارة المخازن.

2- مرونة الإدخال والربط بين أقسام الشركة فى برنامج مخازن وارد ومنصرف​

انة يمكن عمل حركة البيع من عرض السعر المقدم للعميل دون الحاجة لإدخال الفاتورة مرة اخرى وكذلك بالنسبة للمشتريات يمكن عمل فاتورة الشراء من أمر التوريد المقدم للمورد ويمكن ايضا عمل فاتورة البيع او فاتورة الشراء دون الرجوع الى عرض السعر او أمر التوريد بما يجعل مرونة الادخال داخل برنامج حسابات المخازن من اروع ما يكون.

3- امكانية عمل عروض اسعار من البرنامج​

أنه يمكن عمل عروض اسعار من البرنامج دون الحاجة لإدخال الأصناف إذ يقوم البرنامج باستيراد الأصناف من شاشة المخازن باسعارها وأكوادها ويمكن التحكم فى الاسعار واضافة شروط عرض السعر كما تشاء الشركة.

4- مرونة احتساب الضرائب فى برنامج مخازن وارد ومنصرف​

انه يمكن اضافة ضريبة لكل صنف حيث يمكن أن تتنوع الضرائب الخاصة بالأصناف ويتيح لك برنامج محاسبة المخازن اضافة نسب ضرائب مختلفة وهذا يتناسب مع الشركات التى تبيع او تشترى أصناف مختلفة الضريبة ، كما انة يمكن توحيد الضريبة للأصناف حسب طبيعة الشركة وطبيعة النشاط .

5- إعادة تقييم أسعار الأصناف بشكل آلى فى برنامج مخازن وارد ومنصرف​

انه يقوم بتحديث تقييمات الأسعار بمجرد ان تقوم بتعديل اسعار الاصناف سواء للبيع او للشراء بمجرد تحديث الاسعار فيقوم باحتساب متوسطات لهذه الاسعار وهذه ميزة لا تتوافر إلا فى برنامج مخازن وارد ومنصرف.

6- تقارير حركات البيع والشراء فى برنامج مخازن وارد ومنصرف​

وجود مجموعة من التقارير التى تغطى كافة حركات البيع والشراء سواء بعرض كافة فواتير البيع والشراء وتواريخها والأصناف الموجودة فيها وهل تم إدخالها من عرض سعر / امر توريد ام تم إدخالها مباشرة والمتبقى منها بما يعطى مجال للتحكم فى عمليات البيع والشراء بشكل كامل وإعطاء تقارير تساعد كافة أقسام الشركة والادارة العليا في اتخاذ القرارات المناسبة لها.

وبعد ذكر مميزات افضل برنامج مخازن وارد ومنصرف سوف نتحدث عن طرق ترتيب المخازن.

تعرف على مميزات افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة​

طرق ترتيب المخازن​

تعتبر طرق ترتيب المخزن من أهم عوامل نجاح ادارة المخازن داخل الشركات وهى عبارة عن عدة خطوات وسياسات لابد من اتباعها حتى يتم ترتيب المخزن بالصورة المثلى وفيما يلى أهم طرق ترتيب المخازن :

1- لابد أن يتم تنظيم المستودعات بحيث يتم وضع الأصناف المخزنية داخل المخزن المناسب لها من حيث درجة الحرارة والرطوبة واشعة الشمس وغير ذلك من العوامل التى تؤثر فى المنتج وذلك يرجع لطبيعة المنتج نفسه .

2- تنظيم المخزن نفسة بتجهيز الارف المناسبة للأصناف وجمع الأصناف المتشابهة مع بعضها البعض بشكل يسهل الوصول إليها.

3- توفير جميع وسائل الامان من وسائل إطفاء حريق انظمة انذار وإبعاد مصادر الكهرباء والطاقة عن الأصناف.

4- لاصق الباركود "الرقم التسلسلي" على كل صنف بما يسهل من عملية استدعاء الأصناف بكل سهولة وكذلك سهولة جرد المخازن .

5- توفير الممرات المخزنية بشكل يسهل حركة الاصناف داخل المخزن وخارجه .

6- تنظيم المخازن بحيث يكون كل مخزن قريب من النشاط الخاص به، فيكون مخزن المواد الخام داخل المصنع، ومخزن المنتج التام قريب من الأسواق، ومخزن قطع الغيار قريب من جراج السيارات والمعدات ومخزن السجلات بالقرب من المركز الادارى للشركة وهكذا.

ومراقبة هذه الأصناف اتبعت الشركات نظام الوارد والمنصرف الذى يسهل عليها مراقبة المخزون وفيما يلى سوف ذكر لنظام الوارد والمنصرف بالشركات.

نظام الوارد والمنصرف في الشركات​

من أجل مراقبة المخزون داخل الشركات فأنها تتبع أسلوب الوارد والمنصرف للبضاعة المخزنية حتى يسهل عليها إجراء جرد الاصناف فيتم عمل أذون استلام البضاعة الواردة للمخازن و اذون صرف البضاعة المنصرفة ، فأى إضافة لرصيد المخزن (وارد) واى خفض من رصيد المخزن (منصرف) سواء كانت الإضافة او الصرف من مخزن الى قسم داخل الشركة او من مخزن الى مخزن وإحكام الرقابة على البضائع المخزنية تختلف الشركات فى تنفيذ ذلك فمنهم من يعتمد على السجلات الورقية ومنهم من يعتمد على برامج مراقبة المخزون، وبالتأكيد الاعتماد على السجلات الورقية يتسم بالبطئ الشديد وامكانية حدوث الخطأ البشرى بالاضافة الى غياب المصداقية والسرعة فى إعطاء المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات على عكس الاستعانة ببرامج مراقبة المخزون والتي تحقق أهداف الشركة فى ادارة ومراقبة المخزون والقيام باعمال الجرد باسهل ما يكون.

تعرف على ماهى كيفية تطوير إدارة المشتريات والمخازن فى برنامج مخازن ومبيعات​

وفيما يلي سوف نستعرض دور برنامج مخازن وارد ومنصرف فى تطوير ادارة ومراقبة المخزون داخل الشركات وذلك بعرض افضل برنامج مخازن وارد ومنصرف للمبيعات والمشتريات فى مصر الشرق الأوسط.

مميزات برنامج مخازن وارد ومنصرف​

من خلال هذه الخطوات سوف نستعرض لكم اهم مميزات برنامج مخازن وارد ومنصرف ومراقبة المخزون

1- التقسيم الرائع لشاشات فى برنامج مخازن وارد ومنصرف​

وجود شاشة تحويل "من المخزن" واخرى للتحويل "الى المخزن" اى شاشة لاستقبال الأصناف المخزنية " وارد " وشاشة لصرف الأصناف المخزنية " منصرف " مع تحديد صلاحيات لكل مستخدم بما لايدع مجال للخطأ أو التشتت وزيادة درجة الأمان فى الادخال.

2- حسابات اعادة التقييم عند التحويل بين المخازن​

وجود حسابات وسيطة إعادة تقييم أسعار البضاعة المخزنة عند تحويلها بين المخازن حيث تم شراء البضاعة بأكثر من سعر وهذا الحساب يقوم باحتساب متوسطات اسعار الاصناف بما يجعل تكلفة الاصناف أدق ما يكون ولعل هذه الميزة لا تتواجد الا في برنامج مخازن وارد ومنصرف.

3- شاشة ضبط حركات التحويل بين المخازن​

وجود شاشة ضبط حركات التحويل بين المخازن فلا يكتفى البرنامج فقط بإجراء التحويل بين المخازن ولكن ايضاً يتيح لك امكانية ضبط حركات التحويل فإذا كانت هناك كمية تم استلامها وترغب فى إجراء تسوية / تعديل على الكمية المستلمة يمكنك من خلال هذه الشاشة ضبط حركات التحويل للوصول الى ادق رصيد للأصناف.

4- مرونة عمل التسويات الجردية من شاشة حركة رد وحركة صرف​

وجود شاشة حركة رد و حركة صرف ووظيفتهما لاتتوقف عند صرف اورد الاصناف المخزنية من وإلى المخزن ولكن أيضا يمكن عمل حركة رد وحركة صرف يدويا من خلال الشاشات بما يسمح بإجراء التسويات الجردية التى تتم بعد عمليات جرد المخزون بما يجعل البرنامج مرنا فى إجراء التسويات الجردية.

5- عمل جرد الياً للمخازن​

وجود شاشة لجرد المخازن فالجرد هو عملية روتينية معقدة تحتاج الى مجهود كبير اذا تم عمله بصورة يدوية ولكن من اهم مميزات البرنامج هو وجود شاشة لإجراء الجرد بصورة الية بمجرد فتح الشاشة وتحديد المخزن الذى ترغب فى إجراء الجرد علية واضافة الرصيد الفعلى من خلال ملف اكسيل حيث يتيح البرنامج ميزة استيراد الملفات من الاكسيل يقوم البرنامج باجراء مطابقة بين الرصيد الدفتري داخل البرنامج والرصيد الفعلي من الاكسيل ويظهر الفروقات سواء كانت العجز أو الفائض.

6- عمل التسويات الجردية الياً​

وجود شاشة للتسويات الجردية من خلالها يقوم البرنامج بعمل التسوية الياً للوصول الى الرصيد الحقيقي للمخزن فبعد عمل المطابقة بين الرصيد الفعلى والرصيد الدفتري تظهر الفروقات سواء العجز او الفائض فى الاصناف ومن خلال هذه الشاشة يمكن اضافة العجز وحذف الفائض للوصول الى الرصيد الفعلى بالمخزن وتعتبر هذه الميزة من اهم نقاط القوة لأفضل برنامج حسابات ومخازن لادارة المخزون.

7- تنوع طرق اضافة الاصناف فى برنامج مخازن وارد ومنصرف​

وجود شاشتين لاضافة الأصناف فيمكن اضافة الاصناف بشكل ألى من خلال الباركود "الرقم التسلسلي" الموجود على الصنف ويمكن اضافتة من خلال شاشة اضافة للاصناف التى ليس لها رقم تسلسلى وهذه الميزة تدعم مرونة الاضافة بكل سهولة مما لا يوقف سير الأعمال داخل الشركة.

8- تقارير حركة الأصناف فى برنامج مخازن وارد ومنصرف​

انه يتيح مجموعة كبيرة من التقاريرعن حركة الأصناف فيمكن معرفة كافة الحركات التى تمت على الصنف من اضافة وصرف وغيرها فى اى تاريخ وعلى مستوى اى مخزن هذا بالاضافة الى التقارير عن المخازن وارصدتها والجرد بما يغطي كافة التقارير الخاصة بـ الوارد والمنصرف .

أن للبرمجيات الحديثة دور عظيم فى تطوير مراقبة المخزون وأعمال الجرد داخل برامج الحسابات والتى تعمل بنظام ERP

الشركات فكما استعراضنا برنامج مخازن وارد ومنصرف

والذي يعد افضل برنامج حساب فى ادارة المخازن ومراقبة المخزون نجد ان الفرق يبدو كبير جداً بين الاعتماد على الانظمة التقليدية " اليدوية " لمراقبة المخزون وبين الاعتماد على برامج حسابات المخازن ومراقبة المخزون .

 

[Jinan74]

شرح ضروري ومفيد - الف شكر لكم.